Manual do Usuário — Villela Projects

Bem-vindo ao Villela Projects — projetos, processos e automações em um só lugar. Este manual explica como usar a plataforma no dia a dia da sua empresa.

O que é o Villela Projects

O Villela Projects é uma plataforma de gestão de projetos e eventos com IA que cobre o ciclo completo do seu negócio:

• Portfólio de ideias e projetos: cada ideia com estágio, horizonte, prioridade, viabilidade, investimento e receita potencial — para decidir o que executar agora, depois ou nunca;
• Execução: tarefas com subtarefas, checklist, etiquetas, prazos e dependências, em visão Kanban ou lista, além de riscos por projeto;
• Eventos de ponta a ponta: do lead ao pós-evento, com briefing estruturado, fornecedores, convidados e checklist;
• CRM e comercial: funil de vendas, propostas e contratos (sempre como minuta);
• Financeiro: receitas e despesas por projeto ou evento, previsto × realizado e margem;
• IA e automações: assistente ancorado nos seus dados, agentes especialistas e automações do tipo gatilho → ação;
• Portal do cliente: link seguro para o seu cliente acompanhar um evento, projeto, proposta ou contrato — e aceitar propostas e contratos online.

Cada empresa (workspace) tem seus dados isolados das demais, com papéis, permissões e trilha de auditoria. Tudo funciona no navegador, sem instalação.

Primeiros passos

Criar conta

1. Na página inicial, clique em Teste grátis.
2. Informe o nome da empresa, seu nome, e-mail e uma senha (mínimo 8 caracteres).
3. Sua empresa entra no período de teste de 14 dias, no nível do plano Professional, sem cartão de crédito.

Entrar (login)

Clique em Entrar, informe e-mail e senha e você chega ao painel.

Entrar por convite

Convites chegam como um link enviado por quem convidou você. Se ainda não tem conta, defina nome e senha ao abrir o link; se já tem conta com o mesmo e-mail, basta confirmar. Um mesmo e-mail pode participar de várias empresas, cada uma com o seu papel.

Dashboard executivo

A tela inicial (📊 Dashboard) resume a operação: total de projetos no portfólio, projetos em operação, itens de alta prioridade e a distribuição do portfólio por estágio — além dos avisos de período de teste.

Portfólio

Na tela 💡 Portfólio, você gerencia as ideias e os projetos da empresa:

1. Cadastre cada ideia/projeto com categoria, estágio (da ideia à operação, em 15 estágios), horizonte, prioridade e descrição.
2. Registre viabilidade, investimento e receita potencial para comparar oportunidades.
3. Mantenha riscos e próximos passos sempre visíveis.
4. Decisões de governança (pausar, cancelar ou arquivar um projeto) exigem permissão específica de decisão — nem todo editor pode fazê-las.

Tarefas

Na tela ✅ Tarefas, você executa os projetos:

• Crie tarefas com responsável, prazo, prioridade, etiquetas, subtarefas e checklist;
• Defina dependências: uma tarefa não pode ser concluída antes da tarefa da qual depende;
• Acompanhe pelo quadro Kanban ou pela lista; tarefas com prazo vencido aparecem automaticamente como atrasadas;
• Registre riscos por projeto com probabilidade × impacto e planos de prevenção e contingência.

Eventos

Na tela 🎪 Eventos, gerencie o ciclo completo de um evento — de casamento a evento corporativo:

1. O evento evolui por status: lead → briefing → proposta → negociação → aprovado → confirmado → em preparação → realizado → pós-evento.
2. Preencha o briefing estruturado por seções (objetivo, perfil dos convidados, alimentação, decoração, estrutura, equipe, restrições etc.).
3. Cadastre fornecedores reutilizáveis da empresa (buffet, som, decoração, fotografia e outros) e aloque-os ao evento com valor e status.
4. Controle convidados com RSVP e check-in, e o checklist do evento.
5. O financeiro do evento consolida receita fechada menos custos (do evento e dos fornecedores).
6. Se quiser, vincule o evento a um projeto do portfólio.

CRM & Comercial

Na tela 🤝 CRM & Comercial:

• Funil de vendas: acompanhe oportunidades por estágio (novo, contato, briefing, reunião, proposta, negociação, contrato, fechado, perdido) com histórico de follow-up. Uma oportunidade ganha pode ser convertida em projeto ou evento.
• Propostas: monte propostas com itens × quantidade, desconto e total, condições de pagamento e validade, e acompanhe o status (rascunho, enviada, visualizada, em negociação, aprovada, recusada, vencida, convertida).
• Contratos: gere contratos sempre como MINUTA — eles exigem revisão de um advogado antes do uso — com versões e registro de aceite simples (nome, data e IP). O aceite registrado no portal não é assinatura eletrônica avançada.

Financeiro

Na tela 💰 Financeiro, lance receitas e despesas vinculadas a projetos ou eventos (contas a receber e a pagar), com vencimento e status. O sistema consolida previsto × realizado, margem por projeto/evento e inadimplência (lançamentos vencidos e não liquidados aparecem automaticamente como atrasados).

IA & Automações

Na tela 🤖 IA & Automações (quando o recurso de IA está disponível no ambiente):

• Assistente: responde perguntas com base apenas nos dados da sua empresa (portfólio, tarefas, eventos, CRM e financeiro) — nunca em conhecimento externo sobre a sua empresa.
• Agentes especialistas: geram entregas em rascunho — plano de negócio, análise de viabilidade, riscos, checklist e briefing de evento, texto de proposta (sempre minuta), follow-up e resumo executivo. Toda entrega exige validação humana.
• Automações: regras do tipo gatilho → ação para a rotina da equipe.
• Relatórios: geração de relatório executivo da operação.

Cada plano inclui uma cota mensal de consultas de IA e um número máximo de automações.

Portal do cliente (visão do seu cliente)

O 🔗 Portal do cliente permite que o seu cliente final acompanhe o trabalho sem criar conta — apenas com um link seguro.

Como compartilhar com um cliente

1. Na tela Portal do cliente, escolha o que compartilhar: um evento, um projeto, uma proposta ou um contrato.
2. Informe nome e e-mail do cliente e, se quiser, uma data de expiração do link.
3. Para propostas e contratos, marque se o cliente pode aceitar pelo link.
4. Envie ao cliente o link gerado. Você pode desativar ou revogar o link a qualquer momento e acompanhar os acessos.

O que o cliente vê

O cliente vê uma página somente leitura e curada — apenas as informações que fazem sentido para ele:

• Evento: nome, tipo, data, local, status e número previsto de convidados;
• Projeto: nome, categoria, estágio, descrição e próximos passos;
• Proposta: itens, valores, desconto, total, validade e condições de pagamento;
• Contrato: título, tipo e conteúdo (identificado como minuta).

Dados internos — como análises de viabilidade, custos e auditoria — nunca aparecem para o cliente.

Aceite online

Quando o aceite está habilitado, o cliente informa o nome e confirma: a proposta passa a aprovada e o contrato a aceito, com registro de nome, data e IP. É um registro de aceite simples, não uma assinatura eletrônica avançada.

O Portal do cliente está disponível nos planos Professional, Business e Enterprise.

Integrações & API

Na tela 🔌 Integrações & API (planos Business e Enterprise):

• Chaves de API: crie chaves para integrar o Villela Projects aos seus sistemas — a chave é exibida uma única vez, guarde-a com segurança;
• Webhooks de saída: receba notificações automáticas nos seus sistemas (compatível com ferramentas de automação) quando eventos importantes acontecem, com reenvio automático em caso de falha.

Usuários, permissões e auditoria

• 👥 Usuários e permissões: convide colegas por link, defina papéis e permissões (um convite nunca concede o papel de Dono).
• 📜 Auditoria: trilha completa de quem fez o quê e quando, em todos os módulos.

Planos e pagamento

Todos os planos começam com 14 dias grátis no nível Professional, sem cartão de crédito.

Para assinar:

1. Abra a tela 📦 Plano e uso no painel.
2. Escolha o plano e clique em Assinar — a cobrança mensal é autorizada e processada pelo Mercado Pago.
3. Cancele quando quiser, sem fidelidade e sem multa.

Se o teste terminar sem assinatura, a conta fica bloqueada (com os dados preservados) até você escolher um plano.

Segurança e privacidade

• Isolamento por empresa: cada workspace é isolado dos demais — inclusive nos compartilhamentos do portal do cliente, que só expõem o item compartilhado.
• Papéis e permissões controlam quem vê e quem altera cada módulo (projetos, eventos, financeiro, comercial, configurações).
• Trilha de auditoria completa de todas as ações relevantes.
• LGPD: os dados são tratados conforme a Lei Geral de Proteção de Dados; a conexão é sempre criptografada (HTTPS).
• Contratos são minutas: todo contrato gerado na plataforma deve ser revisado por advogado antes do uso.
• Pagamentos processados pelo Mercado Pago — a plataforma não armazena os dados do seu cartão.

Suporte e contato

• Formulário da página inicial ("Peça uma demonstração" / "Fale com a gente"): deixe seus dados e a sua mensagem, e nossa equipe retorna em breve. Use-o também para dúvidas comerciais e para o plano Enterprise.
• O documento de Perguntas Frequentes complementa este manual.

Usar como app no celular (e receber avisos)

O painel do Villela Projects & Events pode ser instalado como aplicativo no seu celular — sem loja de aplicativos e sempre atualizado:

1. Abra o painel no navegador do celular e entre na sua conta.
2. Android (Chrome): toque no botão 📲 Instalar app no topo do painel — ou aceite a oferta "Instalar app" do próprio navegador.
3. iPhone (Safari): toque em Compartilhar (o quadrado com a seta ↑) e escolha "Adicionar à Tela de Início".

O app abre em tela cheia, com o ícone do Villela Projects & Events na tela inicial do celular.

Notificações no celular

Com o app instalado (ou direto no navegador), toque em 🔔 Avisos no topo do painel e autorize as notificações. Você passa a receber um aviso no celular quando houver tarefas atribuídas a você e contratos/propostas aceitos pelo cliente no portal. Para desativar, toque no mesmo botão.